I- KIẾN THỨC CƠ BẢN CẦN NẮM VỮNG
1. Văn bản thông báo là văn bản dùng để truyền đạt thông tin cụ thể của cơ quan, đoàn thể, người tổ chức,... cho những người dưới quyền, thành viên đoàn thể, hoặc những ai quan tâm đến nội dung thông báo được biết để thực hiện hay tham gia.
2. Văn bản thông báo phải chú ý cho biết rõ:
- Ai thông báo.
- Thông báo cho ai.
- Thông báo về việc gì.
Khi thông báo, cần phải ghi rõ nội dung công việc, quy định, thời gian, địa điểm một cách cụ thể, chính xác.
3. Văn bản thông báo phải tuân thủ thể thức hành chính, có ghi tên cơ quan, số công văn, quốc hiệu và tiêu ngữ, tên văn bản, thời gian, người nhận, người thông báo, chức vụ người thông báo thì mới có hiệu lực.
II – HƯỚNG DẪN TÌM HIỂU BÀI
1. Đặc điểm của văn bản thông báo
a) Người gửi thông báo và người nhận thông báo
- Trong văn bản 1:
+ Người gửi thông báo: Phó Hiệu trưởng Nguyễn Văn Bằng (kí thay Hiệu trưởng trường THCS Hải Nam).
+ Người nhận thông báo: Các giáo viên chủ nhiệm lớp và các lớp trưởng các lớp trong toàn trường THCS Hải Nam.
– Trong văn bản 2:
+ Người gửi thông báo: Liên đội trưởng Trần Mai Hoa (thay mặt Ban chỉ huy liên đội trường THCS Kết Đoàn).
+ Người nhận thông báo: Các chi đội TNTP Hồ Chí Minh trong toàn trường THCS Kết Đoàn.
b) Nội dung thông báo
Thường là những thông tin cụ thể của cơ quan, đoàn thể, người tổ chức báo cho những người dưới quyền, thành viên đoàn thể, hoặc những ai quan tâm đến nội dung thông báo được biết để thực hiện hay tham gia.
c) Một số trường hợp cần viết thông báo trong học tập và sinh hoạt ở trường:
- Ngày nghỉ lễ
- Ngày thi hết học kì của từng khối lớp
- Ngày tổ chức hội thi giáo viên giỏi
- Ngày tham quan
- Ngày lao động toàn trường
- Ngày hội diễn văn nghệ
- Ngày có phái đoàn cấp trên về kiểm tra
2. Cách làm văn bản thông báo
- Phải xác định trong tình huống nào cần làm thông báo tình huống nào không cần làm.
- Bố cục chung của một thông báo thường là:
+ Phần mở đầu
Theo đúng những quy định về thủ tục hành chính: quốc hiệu và tiêu ngữ, tên văn bản, thời gian, địa điểm,..
+ Phần nội dung
Ghi cụ thể, chính xác những điều cần thông báo cho người nhận biết. Ví dụ địa điểm, thời gian, nội dung cần thực hiện,...
+ Phần kết thúc
Theo đúng những quy định về thủ tục hành chính: họ tên, chức vụ người gửi thông báo,...